Смена главного бухгалтера: как проверить бухгалтерию до передачи дел
Главный бухгалтер увольняется. На его место выходит новый специалист или компания передаёт учёт на аутсорсинг.
Обычно собственник спрашивает, где находятся документы и когда новый бухгалтер приступит к работе.
Но важнее другое: в каком состоянии передаётся бухгалтерский учёт?
Если принять базу 1С без проверки, через несколько месяцев могут обнаружиться старые расхождения, незакрытые периоды и неподтверждённые расходы.
Почему акта передачи недостаточно
Можно получить все документы и копию базы, но обнаружить задолженность, которой фактически нет, или НДС, заявленный к вычету без достаточного подтверждения.
Поэтому передачу информации и проверку её качества лучше разделять.
Первый этап — документы и доступы. Второй — диагностика существенных показателей.
С чего начать
Определите дату передачи и последний закрытый период.
Создайте резервную копию учётной базы и проверьте возможность её восстановления.
Затем сформируйте оборотно-сальдовую ведомость и расшифровки основных счетов.
Что нужно проверить
Банки и касса: соответствие остаткам выписок и кассовым данным.
Покупатели и поставщики: реальность дебиторской и кредиторской задолженности.
НДС: счета учёта, книги покупок и продаж, декларации, авансы, корректировки.
Налоги и ЕНС: согласованность учётных показателей с информацией налоговой.
Зарплата: начисления, выплаты, НДФЛ и взносы.
Запасы и основные средства: остатки, документы, результаты инвентаризации.
Финансовый результат: закрытие периода и корректность расходов.
Не исправляйте прошлое без анализа
Новый бухгалтер может открыть базу и увидеть необычный остаток. Желание немедленно перепровести все документы понятно, но опасно.
Показатели могли уже попасть в сданную отчётность. Нужно установить причину ошибки, период возникновения, существенность и правильный способ исправления.
Проверьте принятую отчётность
Сохраните не только копии деклараций, но и квитанции, уведомления, протоколы, требования ФНС и переписку по незавершённым вопросам.
Отправленный отчёт не всегда равнозначен принятому.
Передача доступов
Проверьте ЭДО, оператора отчётности, учётные системы и служебную почту.
Банковские полномочия оформляются предусмотренным банком способом. Личные пароли и закрытые ключи электронной подписи передавать другому сотруднику нельзя.
После смены исполнителя необходимо пересмотреть ненужные права доступа.
Как оформить результат
Полезно разделить замечания на критичные налоговые, требующие исправления и организационные.
Для каждого замечания укажите ответственного и срок.
Не всякой компании нужен полный аудит: иногда достаточно целевой диагностики отдельных участков.
Итог
Смена главного бухгалтера — подходящий момент для проверки состояния учёта и разграничения ответственности за прошлые периоды.
Заказать проверку бухгалтерии: https://buh124.pro/uslugi/proverka-buhgalterii
Частые вопросы
Можно ли принять бухгалтерию с ошибками? Да, если они зафиксированы и понятен порядок их исправления.
Что делать, если прежний бухгалтер не передал документы? Зафиксировать недостатки, восстановить доступы и определить источники получения данных.